+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Нужно ли приобщать в личное дело копию паспорта работника

Нужно ли приобщать в личное дело копию паспорта работника

Формирование личных дел работников Руководствуются хронологическим принципом, то есть документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы , остальных работников — желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством. Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме см. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе посмотрите образец.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Личное дело работника

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. Пономарева

Первый довод — так удобнее и проще, при необходимости можно легко и быстро найти сведения о специалисте. Второй — надежная защита персональных данных. И третий — возможность достаточно оперативно внести корректировки и дополнения. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника.

Бланк обложки личного дела Обязательно ли вести личное дело сотрудника Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о специалисте и его трудовой деятельности.

Оно оформляется после издания приказа о зачислении гражданина на должность в организации. Личное дело состоит из титульного листа обложки и документов, которые содержат необходимые сведения о человеке и о его трудовой деятельности.

Для работодателей, в отличие от государственных органов, порядок формирования личных дел сотрудников не предусмотрен и не является обязательным в связи с тем, что ведение кадрового учета персонала коммерческих организаций регламентируется нормативной документацией, а не на законодательном уровне.

Таким образом, специалисты отдела кадров могут формировать личные дела не на весь коллектив, а только на основную его часть, в которую включены: Но практика показывает, что гораздо проще вести учет всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности, так как этот пакет документов — упорядоченный источник сведений о каждом специалисте, доступный в любое время.

Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги.

Его форма не унифицирована, единого образца личного дела сотрудника не существует, поэтому каждый владелец компании решает этот вопрос самостоятельно. При создании пакета не лишним будет ознакомиться с требованиями ГОСТ 6.

В отделе кадров хранятся только личные дела сотрудников, работающих в данный момент в фирме, а бумаги уволенных отправляются в архив не позднее трех лет после ухода данного человека из компании. Узнать новый размер штрафа Документы, которые входят в состав личного дела сотрудника Список документов, которые необходимо включить в личное дело сотрудника, утвержден только для государственных служащих.

Несмотря на это, компании, которые не связаны с государственной службой, также могут использовать этот перечень и определить, какие бумаги им нужны для формирования персонального пакета работника.

Документация, которая предоставляется гражданином в момент приема на работу: Документы, которые появляются в ходе трудовой деятельности сотрудников: Документы о прекращении трудовой деятельности: Необходимо обратить внимание на то, что в личное дело сотрудника можно включить копию трудовой книжки, но не сам ее оригинал.

Стоит отметить, что трудовые книжки и вкладыши к ним хранятся как документация строгой отчетности, то есть в сейфах, специально оборудованных помещениях в таких условиях, которые исключают их исчезновение или порчу, и выдаются должностному лицу, ответственному за их ведение, только по его заявлению.

Компания потеряла документы: Она требуется для того, чтобы осуществлять учет труда персонала предприятия. Карточка входит в состав личного дела сотрудника и заполняется специалистом кадровой службы на основании приказа о приеме на работу, паспорта гражданина Российской Федерации, трудовой книжки, документа об образовании, свидетельства государственного пенсионного страхования, военного билета и прочих документов, которые предусмотрены законодательством России, а также данных, озвученных самим человеком.

Для грамотного выполнения должностных обязанностей каждый специалист кадровой службы обязан знать, каким образом заполняется личная карточка работника, форма Т В отличие от личного дела сотрудника, карточка позволяет в упрощенном варианте объединить все данные, которые имеют отношение к новому члену коллектива.

Далее специалисты отдела кадров вносят в нее корректировки: В отличие от персональных дел, которые, как правило, не оформляют для рядовых рабочих для младшего состава , личные карточки должны быть у всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности. Заполняются они от руки для того, чтобы человек мог сам с ней ознакомиться и расписаться.

Обсудим то, каким образом оформляется каждый раздел личной карточки. Этот раздел отведен для общей информации о гражданине: Здесь же прописывается номер и число трудового договора с работником.

Указывать сведения можно с использованием сокращений, в такой ситуации необходимо применять общепринятую систему. Предыдущий стаж берется из записей в трудовой книжке трудовых договоров и пр.

Он отражается в днях, месяцах, годах. При расчете стажа необходимо пользоваться п. Продолжительность трудового стажа определяется как разница дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках.

Поскольку день увольнения — это последний день работы, то его следует прибавить к общему сроку занятости. Рассчитанный общий стаж пишется суммарно — это количество лет, месяцев и дней, которые проработал человек.

Данный раздел необходим для мужской половины населения и включает информацию о воинском учете. Он заполняется на основании военного билета или выданного взамен него временного удостоверения или по данным удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Для лиц, находящихся в запасе, существует ряд особенностей внесения сведений в личную карточку. При этом сокращать названия, описания или обозначения запрещено. Если же работник непригоден для воинской службы, то об этом также необходимо сделать отметку. В данной ситуации прописывается то, что он снят с учета по возрасту или физическому состоянию.

Третий раздел не заполняется в момент принятия сотрудника на работу и требуется только тогда, когда руководитель компании проводит аттестацию своего персонала. Основанием для внесения корректировок в личную карточку сотрудника является приказ, на основе которого и организуется процедура освидетельствования профпригодности работников предприятия.

Также в обязательном порядке необходимо указывать то, что решила аттестационная комиссия. После того, как процедура освидетельствования завершена, корректировки внесены, работник может ознакомиться со своей личной карточкой и поставить в ней свою подпись. Данная часть содержит в себе требования к заполнению карточки Т-2 в рамках повышения квалификации.

Здесь отображаются все данные о сроках прохождения обучения, полученной специализации и т. Сведения списываются с диплома или сертификата, которые были выданы сотруднику после завершения образовательного процесса. Также можно зафиксировать то, является ли обучение специалиста инициативой компании.

Если это так, то в личной карточке проставляется пометка о номере и дате приказа, которая подтверждает данное решение. Если же инициатива обучения исходила от самого сотрудника, то достаточно будет внести вид выданного ему по этому поводу документа, например диплом, свидетельство, сертификат, и его номер.

В данном разделе указываются награды, которые были получены сотрудником в ходе работы на занимаемой им должности. Помимо самого наименования поощрительного знака, следует прописать номер и дату приказа о его присуждении.

Сведения о ежемесячных денежных премиях, которые входят в систему оплаты рабочих часов, в данный раздел не включаются. Он заполняется в текущем порядке по мере надобности. Сначала специалист отдела по работе с персоналом на основе приказа об уходе в отпуск вносит дату, с которой начинается период отдыха сотрудника, а затем, после того как человек вышел снова на службу, кадровик делает запись о завершении его отпуска.

Такой регламент отражения информации принят для того, чтобы избежать правок в личной карточке: Сведения об отпуске за свой счет также прописываются в личной карточке сотрудника, как и остальные данные.

Другие разделы. Еще два раздела содержат информацию о льготах, о порядке их предоставления. Здесь же прописываются дополнительные данные, которые не подходят по своему содержанию для внесения в предыдущие восемь частей.

Завершающий раздел личной карточки сотрудника содержит информацию о его увольнении. Здесь делается последняя запись об истории работы специалиста в организации.

Сотрудник отдела кадров заносит данные об освобождении от должности в последний рабочий день человека и приглашает его для ознакомления с этой информацией. Увольняющийся специалист обязан расписаться в своей личной карточке и в трудовой книжке.

Оформление личных дел сотрудников поэтапно Этап 1. Оформление обложки титульный лист. Внешняя сторона любой папки, содержащей документы, должна отражать все важные данные для поиска и идентификации найденных сведений. Требования к оформлению обложки личного дела сотрудника и образец представлены в ГОСТ от 17 июля года.

Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название. Но на данный момент большинство хранилищ систематизированы и не заполняют данную информацию вручную, как это было прежде, а проставляют заранее заготовленную печать.

В связи с этим компании достаточно будет лишь оставить немного места вверху обложки личного дела для подобной отметки. В обязательном порядке необходимо отобразить следующие сведения: В центре с отступом от верхнего края и места для печати архива указывается полное и сокращенное название организации, которая составила данное личное дело сотрудника.

Ниже, также посередине обложки, прописывается название структурного отдела компании, в котором работает сотрудник. Важно после данной строчки оставить место для уточнения данных при смене специалистом производственного участка.

В этой ситуации название предшествующего структурного подразделения компании берется в скобки. Затем следует заголовок личного дела, в данной ситуации это Ф.

В нижнем углу справа фиксируются крайние даты: Также указывается количество листов в папке после ее описи и период хранения.

Этап 2. Формирование папки. Необходимо сказать и о том, что согласно ГОСТ документы длительного хранения, в том числе и личное дело сотрудника, должны быть исключительно с цельнокартонной обложкой. Архив не имеет права принимать от компании пластиковые скоросшиватели или файлы.

Список документов, которые в обязательном порядке должны подшиваться в обложку, для государственных служащих регламентирован законодательством страны.

Для остальных групп сотрудников их перечень устанавливается локальными актами компании. В состав личного дела сотрудника документы включены только те, которые имеют наибольшую важность, а также бумаги компании длительного периода хранения — не менее 75 лет.

В связи с чем не следует подшивать акты, которые требуется сберегать меньше этого срока. Например, это относится к уведомлениям о начале отпуска, заявлении о его предоставлении, а также к приказам об очередных периодах отдыха, которые подшиваются отдельно в регистрационный журнал.

Срок их хранения составляет всего пять лет. Этап 3. Заполнение документов. Оформлять личное дело сотрудника по образцу, проставлять нумерацию, производить опись, вносить любые корректировки, закрывать и сдавать документы в архив может только тот специалист отдела кадров, который был назначен для выполнения всех этих действий приказом руководства компании.

Только этот работник имеет доступ к личным делам сотрудников, и в ситуации если персональные данные окажутся разглашенными, именно он будет привлечен к ответственности. Также в должностные обязанности такого специалиста входит ознакомление человека под роспись с его личным делом, обычно эта процедура проходит не менее одного раза за один календарный год.

Указ Президента Российской Федерации от 30 мая г. В соответствии с Федеральным законом от 27 июля г. Утвердить прилагаемое Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела.

Так, личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников: Однако во многих организациях личные дела сотрудников ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы включая технический персонал , так как личное дело - чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике. Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле Вести личные дела необязательно. Но это не значит, что удастся спрятать их от инспектора, который придет с проверкой. Не забывайте, что в личном деле можно хранить далеко не все документы, которые связаны с сотрудником и его работой.

Как правильно сформировать личное дело работника

Трудовое право Будет ли признано нарушением порядка обработки персональных данных хранение работодателем в личном деле работника в период трудовых отношений копий следующих документов работника: Будет ли признано нарушением порядка обработки персональных данных хранение работодателем в личном деле работника в период трудовых отношений копий следующих документов работника: Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие "обработка персональных данных" ст. Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников. Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Личное Дело сотрудника

Особенности ведения и учета личных дел в кадровом делопроизводстве Для большинства работодателей Личное дело сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни. В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено. Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам. Данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от Работодатель при ведении кадрового делопроизводства , должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела. Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников?

Кадры Как правильно сформировать личное дело работника Обязывает ли законодательство вести личные дела на работников? Какие документы подшивать к личному делу и в какой последовательности? Как правильно закрыть дело? Обо всем узнаете из статьи. Полозкова Майя Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб ФЗ от Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации управляющей компании. Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет. Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Формирование личного дела работника, образец года Скачать Как формировать Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства.

Личные дела работников: кто должен оформлять

Первый довод — так удобнее и проще, при необходимости можно легко и быстро найти сведения о специалисте. Второй — надежная защита персональных данных. И третий — возможность достаточно оперативно внести корректировки и дополнения.

Кадровая служба хранит личные дела только на работающих в организации. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение в архив. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом

Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 28 апреля г. N г. Зарегистрирован в Минюсте РФ 4 июня г. Регистрационный N В соответствии с частью 7 статьи 39 Федерального закона от 30 ноября г. N ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"1 - приказываю: Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации и ведении его личного дела приложение N 1. Положение о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в органы внутренних дел Российской Федерации приложение N 2. Установить, что ранее оформленные личные дела сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации переоформлению не подлежат. Руководителям начальникам главных управлений, департаментов, управлений МВД России, Национального центрального бюро Интерпола МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел Российской Федерации, организовать изучение сотрудниками кадровых подразделений настоящего приказа и обеспечить его реализацию. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра С. Министр генерал-полковник полиции В.

Нужно ли заводить личное дело на совместителя? Согласие сотрудника на хранение копии личных документов в личном делеDOC файл и приобщать к личному делу работника персональные данные о его.

Личные дела работников: кто должен оформлять

Особенности приема на работу несовершеннолетних Личное дело — это совокупность документов, в которых отражены сведения о трудовой деятельности лица и его биографические данные. В частности, об образовании, военной службе, семейном положении, место жительства, государственные награды и поощрения. Работа с личными делами перед всем предусматривает обязательное их ведение на работников определенных категорий, и тех, кто работает по совместительству. На всех других работников личное дело ведется по возможности. Формирование личного дела предусматривает определенную последовательность документов, состав которых определен законодательством. Расскажем подробно о том, на кого вести, какие документы приобщать и как хранить личные дела.

Можно ли хранить копии паспортов в личном деле

Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел. Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела , являются существенным подспорьем в работе с персоналом. Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.

Личное дело: правила оформления

Роструд запретил хранить копии паспортов в личном деле работника? Кадровики помогите, пжл-та, разобраться с копиями документов в личном деле.

Личное дело: как оформить правильно?

Личные дела работников: Порядок ведения личных дел по большей части не регламентирован и определяется работодателем самостоятельно. Рассказываем, что собой представляет личное дело работника, о порядке его оформления и хранения. Личная карточка работника Руководство коммерческих организаций самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения личных дел работников.

Кадровиков начали штрафовать за хранение копии паспортов

А вот обязанность по ведению личного дела установлена только для государственных и муниципальных служащих. Личные дела остальных работников большинство учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов различного уровня, может вести на свое усмотрение.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Справка Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей. Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы.

Комментарии 8
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. compfirocom

    Ни кому ни чего я не должен. а налоги платить тем более не собираюсь. все конечно тупо соглашаются . но все таки пусть обоснуют юридически свои полномочия требовать с меня налоги. по какому праву ? на каких основаниях ? а то что они там не легитимными законами жонглируют то это меня не касается. вся беда что основная масса людей безграмотны и ленивые просиратели своей жизни

  2. Инна

    А если нет адвоката? Вот взяли подошли на улице, просто на кого то похож оказался и скрутили, всунули в машину и на допрос. Такое со мной было уже, я пять раз задерживался подобным образом, только потому что на кого-то похож. К счастью все обошлось. А если нет? Кстати, вы не правы, если есть возможность бежать и уверен в своих силах, то почему бы не бежать.

  3. Ипатий

    Вставай страна огромная!

  4. Твердислав

    Вас очень интересно слушать. Тема не важна.

  5. gronmuestanyb

    Стыдно сотрудникам полиции? Вы наверное оговорились. Удивлюсь ,если авто своим ходом уедет из штрафплошадки.

  6. Ерофей

    Военных которых захватили при захвате катеров просто подставили.их жизнь и здоровье никому не интересно И по большому счету Украина знала что эту территорию Россия считает своей!КАКОГО ХУЯ ОНИ ТУДА ЛЕЗЛИ? НЕ ИНАЧЕ КАК ПРОВОКАЦИЯ .

  7. inphrasimac

    Просто не покупать авто из пиндосстана

  8. Харитон

    В такі моменти навіть патріота країни перетворять, як мінімум в сепара. Я терпіти неможу наше бляцтво, нашу голоту яка веде себе як остання ханига.

© 2018 nashemistechko.com